Coordonnateur.trice de bureau – Office Coordinator

Job title:

Coordonnateur.trice de bureau – Office Coordinator

Company

Mila

Job description

Job Description:English will followÀ propos de MilaFondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.Pour en connaitre davantage, veuillez consulterVotre future équipeSous la responsabilité de la Direction, événements et écosystèmes, vous serez le point de contact principal pour la coordination des espaces de travail, veillant à ce que l’écosystème de Mila bénéficie d’un environnement de travail agréable, sécurisé et propice à la collaboration.Vos principales responsabilités

• Établir de nouveaux processus pour formaliser la coordination des demandes de service et assurer une réponse efficace aux besoins internes.
• Jouer un rôle clé dans le succès des cours de langue à Mila en assurant leur bon déroulement à chaque session et en offrant un service rapide et attentionné en tant que premier point de contact pour les demandes reçues par courriel.
• Appuyer le responsable de la sûreté pour déployer et maintenir le plan de sûreté, soutenir les ressources en place et gérer les activités quotidiennes liées à la sécurité. Cela inclut la surveillance des accès, la gestion proactive des incidents (tels qu’un signalement d’intrusion ou d’urgence), ainsi que la rédaction rigoureuse des rapports d’incidents et des suivis nécessaires pour assurer un environnement sûr et sécurisé.
• Optimiser le suivi et la mise à jour du budget annuel dédié à l’entretien, en veillant à maximiser l’efficacité et les économies. Assurer également le traitement rigoureux des factures associées à ce budget.
• Contribuer à la mise en place d’un système de réception virtuelle aux différents points d’accès de Mila, afin d’assurer la sécurité des espaces et de faciliter une gestion efficace et accueillante des visiteurs.
• Communiquer avec le gestionnaire d’immeuble, les fournisseurs et les partenaires internes pour signaler les bris, gérer les avis de jours fériés et informer des travaux ou coupures d’eau.
• Soutenir l’implantation du nouveau système d’assignation de bureaux et répondre aux requêtes de la communauté en étant le premier répondant de la boîte courriel réservé à cet effet.

Requirements:

• Diplôme collégial ou universitaire en administration ou toute autre discipline pertinente, ou niveau équivalent de qualifications professionnelles et/ou d’expérience ;
• Au moins 3 années d’expérience dans la coordination de bureau, impliquant des partenaires externes et internes ;
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler de manière autonome.
• Aptitude à évaluer et gérer efficacement les priorités pour respecter les délais et objectifs.
• Capacité à résoudre de manière autonome les problèmes simples et à escalader les problèmes complexes de manière appropriée.
• Excellent sens de la communication écrite et orale
• Capacité démontrée à travailler en collaboration et à établir des relations positives avec diverses parties prenantes.
• Être bilingue en français et en anglais en raison des interactions avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
• Sens de la confidentialité

Benefits:

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaîtreÀ Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.About MilaFounded by Professor Yoshua Bengio of the Université de Montréal, Mila brings together researchers specializing in artificial intelligence and more specifically in machine learning, deep learning and reinforcement learning. Recognized worldwide for its significant contributions to the field of deep learning, Mila has particularly distinguished itself in language modeling, machine translation, object recognition and generative models. Since 2017, Mila has been the result of a collaboration between the Université de Montréal and McGill University, in close collaboration with Polytechnique Montréal and HEC Montréal.Mila’s mission is to be a global hub for scientific advances that inspires innovation and the growth of artificial intelligence (AI) for the benefit of all.To learn more, please visitYour future teamReporting to the Events and Ecosystems Directorate, you will be the main point of contact for the coordination of workspaces, ensuring that Mila’s ecosystem benefits from a pleasant, secure and collaborative work environment.Your main responsibilities

• Establish new processes to formalize the coordination of service requests and ensure an effective response to internal needs.
• Play a key role in the success of language courses at Mila by ensuring their smooth running at each session and by providing fast and attentive service as the first point of contact for requests received by email.
• Support the Security Manager in deploying and maintaining the security plan, supporting the resources in place and managing daily security-related activities. This includes monitoring access, proactively managing incidents (such as reporting an intrusion or emergency), as well as rigorously writing incident reports and follow-ups necessary to ensure a safe and secure environment.
• Optimize the monitoring and updating of the annual budget dedicated to maintenance, ensuring that efficiency and savings are maximized. Also ensure the rigorous processing of invoices associated with this budget.
• Contribute to the implementation of a virtual reception system at the various Mila access points, in order to ensure the security of the spaces and facilitate efficient and welcoming management of visitors.
• Communicate with the building manager, suppliers and internal partners to report breakages, manage holiday notices and inform of work or water cuts.
• Support the implementation of the new office assignment system and respond to community requests by being the first responder to the email box reserved for this purpose.

Requirements

• College or university diploma in administration or any other relevant discipline, or equivalent level of professional qualifications and/or experience;
• At least 3 years of experience in office coordination, involving external and internal partners;
• Excellent organizational skills and ability to work independently.
• Ability to effectively assess and manage priorities to meet deadlines and objectives.
• Ability to independently resolve simple problems and escalate complex issues appropriately.
• Effective written and oral communication skills
• Demonstrated ability to work collaboratively and build positive relationships with various stakeholders.
• Be bilingual, in French and English, due to the interactions you will have in the course of your employment with some of our partners, stakeholders, or members of our English-speaking academic community.
• Sense of confidentiality

Good reasons to work at Mila

• The opportunity to contribute to a unique mission with a significant impact;
• A comprehensive group insurance program (health, dental, disability, life, travel insurance and additional benefits);
• An employee and family assistance program;
• Access to a telemedicine service;
• An annual leave policy offering a base of 20 days of vacation upon hiring;
• A retirement savings plan with a minimum employer contribution of 4%;
• A generous flexible envelope allowing you to customize your benefits according to what contributes to your well-being. You can select and combine the options that correspond to your needs among lifestyle credits, enhanced insurance, additional vacation days and an enriched contribution to the pension plan;
• A flexible schedule, a summer schedule;
• A workplace in the heart of Little Italy, in the trendy Mile-Ex district, close to public transportation;
• A team of experts in their field, passionate and exciting people;
• A collaborative and inclusive work environment.

We want to know youAt Mila, diversity is important to us. We value a fair, open and respectful work environment for differences. We encourage anyone who wants to work in a continuously growing and stimulated ecosystem to contribute to the application and definition of a healthy and inclusive culture to apply.Please note that only selected people will be contacted.

Expected salary

Location

Montreal, QC

Job date

Wed, 26 Feb 2025 08:09:12 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (hiring-jobs.com) you saw this job posting.